Privatlivspolitik

Hvem er dataansvarlig?

Varmepumpeindustrien er dataansvarlig for de oplysninger, som vi behandler om dig.

Hvad er formålet med databehandlingen?

Hos Varmepumpeindustrien indsamler vi kun personoplysninger til specifikke og saglige formål. Hvilke typer personoplysninger, vi behandler, afhænger formålet med behandlingen og din relation til Varmepumpeindustrien. Du kan læse mere om de konkrete formål under hver handlingsaktivitet her på siden.

Hvilke typer af personoplysninger behandler vi?

TEKNIQ vil i langt de fleste tilfælde behandle det, der betegnes som almindelige personoplysninger.
  
Almindelige personoplysninger
Almindelige personoplysninger er oplysninger som enten direkte eller indirekte kan henvise til en konkret person. Hos os omfatter almindelige personoplysninger bl.a. 

• Grundlæggende identifikationsoplysninger i form af navn, evt. virksomhedsnavn og kontaktoplysninger (e-mail og telefonnummer) 
• Oplysninger om ansættelsesforhold fx oplysninger om din nuværende arbejdsgiver og tilknyttet overenskomst 
• Betalingsoplysninger i form af bankoplysninger og oplysninger om betalinger og eventuelle restancer    

Følsomme og fortrolige personoplysninger
Varmepumpeindustrien behandler kun følsomme/fortrolige personoplysninger, i de tilfælde, hvor det er nødvendigt i forhold til en konkret medlemssag og der er en gyldig lovhjemmelet i henhold til databeskyttelsesforordningen art. 9.

Deler vi dine oplysninger med tredjeparter?

Vi deler kun data med betroede samarbejdspartnere under strenge fortrolighedsaftaler.

Hvor har vi oplysninger fra?

De personoplysninger vi behandler om dig, vil typisk stammer fra: 

Dig selv. 

Din virksomhed eller en kollega. 

Samarbejdspartnere som fx pensionsselskaber, lønbureauer, fagforbund. 

Offentligt tilgængelige kilder som fx CVR, Offentlige hjemmesider.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi behandler dine oplysninger fortroligt, og videregiver alene oplysningerne til andre i de specifikke sammenhænge og til de kategorier af modtagere, der er beskrevet under de enkelte behandlingsaktiviteter.

Varmepumpeindustrien deler dine oplysninger med TEKNIQs foreninger, koncernforbundne selskaber og andre organer tilknyttet til TEKNIQ for at sikre dig og din virksomhed den bedst mulige service i alle dine relationer til Varmepumpeindustrien. 

TEKNIQ har indgået aftaler med disse foreninger, koncernforbundne selskaber m.fl. der regulerer ansvaret for behandlingen af oplysninger om dig. 

TEKNIQ har indgået aftaler om fælles dataansvar på specifikke områder. Du kan få mere information om disse aftaler ved at kontakte TEKNIQ på tekniq@tekniq.dk. 

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Varmepumpeindustrien opbevarer dine kontaktoplysninger, så længe der er en aktiv relation mellem dig og Varmepumpeindustrien.  Det kan fx være, hvis du modtager vores nyhedsbrev, deltager i webinarer og arrangementer, eller er medlem af en fokusgruppe, bestyrelsen eller et udvalg.

Opbevaringsperioden afhænger af formålet med databehandlingen og lovgivningsmæssige krav. 
 
Oplysninger om økonomiske transaktioner som fx indbetaling af kontingent, lønsumsindberetning og betaling for deltagelse i kurser og arrangementer opbevares i 5 år fra udgangen af indeværende regnskabsår i henhold til Bogføringsloven. 
 
Oplysninger der knytter sig til Varmepumpeindustriens medlemsservice opbevares i op til 5 år + indeværende år efter sagens afslutning, medmindre særlige hensyn gør sig gældende, f.eks. frister for rådgiveransvar eller andre retlige forpligtelser. 

Hvordan opbevarer vi oplysningerne?  

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger benytter Varmepumpeindustrien en række forskellige databehandlere. Det er bl.a. IT-driftspartnere og andre udbydere af digitale løsninger (CRM, ERP, Telefoni m.fl.), samt leverandører af hosting og backup.  

Varmepumpeindustrien stiller krav til alle databehandlere og samarbejdspartnere i forhold til sikkerhed og fortrolighed og har indgået databehandleraftaler med dem alle. 

Data opbevares inden for EU eller andre sikre. 3. lande som fx Irland. Der kan i meget sjældne tilfælde ske overførsel af personoplysninger til tredjelande over hele verden, i det meget begrænsede omfang, hvor vi måtte have behov for at få support fra Microsoft. Overførslen sker i overensstemmelse med Microsofts standardvilkår.

Hvilke rettigheder har du som registreret?

Som registreret har du en række rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen: 

• Ret til indsigt
  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som TEKNIQ behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 
   
• Ret til rettelse
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 
   
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet dine oplysninger, inden Varmepumpeindustriens generelle slettefrist indtræffer. 
   
• Ret til begrænsning af behandling
  Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. I givet fald må Varmepumpeindustien fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, med henblik på at fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 
   
• Ret til indsigelse
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Varmepumpeindustrien ellers lovlige behandling af dine oplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring, jf. databeskyttelsesforordningen art. 21, stk. 2.   
   
• Ret til at overføre oplysninger (dataportabilitet)
  Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse oplysninger fra Varmepumpeindustrien til en anden dataansvarlig uden hindring. 
   
• Ret til at trække samtykke tilbage
  Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Varmepumpeindustrien på info@varmepumpeindustrien.dk. Hvis du vælger at trække et samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af Varmepumpeindustriens behandling af dine oplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke. Det får derfor først virkning fra det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage. 
   
• Ret til at klage til Datatilsynet 
  Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Varmepumpeindustrien behandler dine oplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Varmepumpeindustrien på info@varmepumpeindustrien.dk eller på telefon +4551888609. Det gælder også, hvis dine oplysninger er omfattet af aftaler om fælles dataansvar. 

Du er også velkommen til at kontakte os, hvis du er i tvivl om hvordan du gør brug af dine rettigheder. 

Hvad sker der, når der kommer ændringer til privatlivspolitikken?

Varmepumpeindustrien forholder sig ret til at ændre i denne privatlivspolitik. Det vil fx ske i forbindelse med væsentlige ændringer af lovgivningen, ændringer i måden vi behandler personoplysninger på i en given sammenhæng, bortfald af behandlingsaktiviteter, udskiftning af systemleverandører m.m. 

Medlemskab

Når du er medlem eller ansat i en medlemsvirksomhed Som medlem af TEKNIQ bliver du og din virksomhed registreret i vores medlemssystem. Hvis du er i kontakt med os på vegne af din virksomhed, vil vi også registrere oplysninger om dig.  
 
For at kunne oprette et virksomhedsmedlemsskab behandler vi personoplysninger om dig som tegningsperson, herunder navn, fødselsdato, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mailadresse og autorisationsnummer.

Hvis du i forbindelse med tilmeldingsprocessen videregiver personoplysninger til os vedrørende en person, som ikke er dig selv, beder vi dig orientere den pågældende person om indholdet af nærværende privatlivspolitik. Hvis vi opretter personen i vores medlemssystem, vil vi sende privatlivspolitikken til vedkommende. 
 
Behandling af personoplysninger om ansatte Vi gør opmærksom på, at vi som led i levering af øvrige ydelser til vores medlemsvirksomheder kan behandle personoplysninger om medarbejdere hos disse medlemsvirksomheder.  
 
I forbindelse med vores levering af ydelser modtager vi således personoplysninger om medarbejdere hos medlemsvirksomheder direkte fra medlemsvirksomheden, når denne videregiverpersonoplysninger til os. Vi forventer, at medlemsvirksomhederne, som arbejdsgivere, på passende vis informerer deres medarbejdere om situationer, hvor deres personoplysninger videregives.

Retsgrundlag 
Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen), idet det er i vores legitime interesse at behandle oplysninger om dig som tegningsperson, kontaktperson eller senior for således at kunne vurdere optagelsen som medlem og efterfølgende kontakte dig i forbindelse med medlemskabet, samt Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).   

Betaler for medlemskab og deltagelse i kurser, arrangementer m.m.

Til brug for opkrævning af betalinger som følger af virksomhedsmedlemskabet, det personlige medlemskab og i visse tilfælde seniormedlemskabet, herunder kontingent og betaling ifm. møder, kurser, bespisning, medaljer m.v., samt eventuel inddrivelse af manglende betaling, behandler vi personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer. 
 
Formål 
Formålet er at administrere betalinger og sende faktura til  dig eller din virksomhed.  
 
Retsgrundlag 
Det retlige grundlag for behandlingen er kontraktligt jfr. Databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) (opfyldelse af kontrakt), hvis du selv er part til aftalen, da oplysningerne er nødvendige for at opfylde en aftale med dig. Behandlingen kan også finde sted på grundlag af art. 6 (1) (f), hvor den legitime interesse er at afvikle og kommunikere om kurser og arrangementer.  
 
Videregivelse  
Der videregives personoplysninger til FARPAY i forbindelse med opkrævningen af betalingen, samt til SVEA og Kreditor ved inddrivelse af manglende betaling.

Modtager mails fra os om dit medlemskab

Som et led i medlemskabet vil vi i særlige tilfælde sende direkte e-mails til dig med vigtig information vedrørende medlemskabet. Disse mails kan indeholde oplysninger om lønsumsindberetning, ændring af kontingentsatser og andet vigtig viden, som det er vigtigt, at du ser.  
 
Formål
Formålet er at informere dig om vigtige forhold i relation til dit medlemskab.  

I forbindelse med udsendelse af e-mails behandler vi oplysninger om dig i form af navn og e-mail. 

Retsgrundlag 
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet det er i vores legitime interesse at behandle almindelige personoplysninger om dig for således at gøre opmærksom på vigtige forhold i relation til dit medlemskab. 

Bliver oprettet på oversigten over medlemmer af Varmepumpeindustrien

Når du er blevet medlem af Varmepumpeindustrien, så bliver dit virksomhedsnavn samt virksomhedens e-mailadresse og telefonnummer, offentliggjort på vores hjemmeside i form af en medlemsliste over samtlige virksomhedsmedlemmer. Hvis der indgår personoplysninger i navnet på virksomheden, vil dette således optræde på hjemmesiden.  

Formål
Formålet med at offentliggøre oversigten på hjemmesiden er at informere om andre om Varepumpeindustriens medlemmer. 

Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), idet det er i vores legitime interesse at offentliggøre medlemslister med kontaktoplysninger på tegningspersoner således, at øvrige medlemmer og andre relevante interessenter kan gøre sig bekendt med disse.  
 
Videregivelse 
Virksomhedsnavnet og virksomhedens kontaktoplysninger ligger på hjemmesiden, så længe din virksomhed er medlem af Varmepumpeindustrien. 

Opsiger dit medlemskab

Hvis du ønsker at opsige dit medlemskab, vil vi i forbindelse med opsigelsen behandle personoplysninger i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer.    

Formål
Formålet er at kommunikerer med dig omkring din opsigelse.  
  
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen af ovennævnte kontaktoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).   

Videregivelse 
I forbindelse med opsigelsen videregives dine personoplysninger (herunder dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer) til en række relevante forbund, fagforeninger, uddannelsesinstitutioner, udbydere af pensions- og forsikringsydelser samt relevante lokalforeninger. 
 
Oplysningerne gemmes i op til 5 år efter medlemskabets ophør.